4 signes qui prouvent que votre dossier CIR est incomplet ou imprécis

Aide mise en place par l’Etat pour soutenir l’effort d’une entreprise dans le domaine de la recherche et du développement (R&D), le crédit d’impôt recherche (CIR) peut être demandé tant par des grands laboratoires pharmaceutiques que par des entreprises innovantes issues de domaines d’activité variés qui réalisent des travaux de R&D (développement expérimental, recherche fondamentale ou recherche appliquée) et peuvent proposer une avancée technologique dans leur secteur d’activité. Néanmoins, un dépôt de demande de CIR obéit à un formalisme bien spécifique et nécessite d’être accompagné de diverses pièces justificatives imposées par la loi.

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Le strict respect de ces formalités complexes est essentiel pour garantir votre éligibilité au crédit d’impôt recherche. Il est donc indispensable d’être assisté par des spécialistes dans ce domaine d’intervention lors de la préparation de votre dossier.

En effet, une demande mal justifiée ou incomplète risque d’attirer l’attention des services fiscaux et remettre en cause cette dernière. Comment sécuriser votre demande de crédit d’impôt recherche ? Découvrez 4 signes qui prouvent que votre dossier CIR est incomplet ou imprécis.

 

1) Votre dossier n’intègre pas tous les justificatifs nécessaires

 

Afin d’être conforme aux attentes des services fiscaux, le dossier justificatif du CIR doit impérativement être composé de deux parties.

Le dossier financier

Il s’agit de réunir les pièces justificatives attestant vos dépenses effectuées en R&D et de prouver que ces dernières sont éligibles au CIR :

• Rapport financier qui détaille et justifie le calcul du crédit d’impôt par dépenses
• Copie des formulaires de déclaration de vos dépenses R&D envoyés à l’administration fiscale (Cerfa 2069 A et 2069-A-2)
• Si votre entreprise est placée sous le régime JEI, avis d’obtention du statut Jeune Entreprise Innovante
• Si votre entreprise est agréée au CIR, avis d’obtention de cet agrément
• Etat des dotations aux amortissements et factures en lien
• Justificatifs des dépenses pour le personnel (Déclarations Nominatives Sociales mensuelles, copie journal de paie justifiant les charges patronales, diplômes, CV et contrats de travail du personnel mobilisé, …)
• Facturation : dépôt et maintenance de brevet, veille technologique, normalisation, sous-traitance, etc.
• Extraits de compte et conventions qui justifient des aides ou des avances remboursables
• Contrat de prestation de services du Cabinet Conseil et copie des factures si la rémunération du cabinet-conseil est exprimée en % du CIR

Le dossier scientifique

Il s’agit de prouver le caractère innovant du projet de R&D concerné. Le dossier scientifique doit par conséquent convaincre les experts du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation que le projet a permis de réaliser une réelle avancée scientifique.

Ainsi, loin d’être généraliste, il doit présenter des éléments assez détaillés afin que l’expert puisse saisir l’essence même du projet de recherche et vérifier si l’activité répond aux critères requis pour être éligible au CIR. En effet, cette dernière doit impérativement comporter un élément de nouveauté, un élément de créativité et un élément d’incertitude, mais également être exécutée de façon systématique et être reproductible ou transférable.

 

 

2) Vous n’effectuez pas une collecte et un suivi régulier des informations tout au long du projet

 

Compiler au fur et à mesure les pièces justificatives, détailler avec soin les projets de recherche, calculer les dépenses de manière rigoureuse, etc. : il convient de rassembler les éléments inhérents au projet tout au long de son déroulement afin d’éviter d’avoir à le faire dans la précipitation en cas de contrôle et d’augmenter le risque de rectification ou de redressement fiscal.

En effet, au fil du temps, les équipes peuvent changer, les pièces peuvent être perdues et il sera alors difficile, voire impossible d’élaborer un dossier au moment du contrôle fiscal. Il est donc préférable de ranger l’ensemble des documents en lien avec votre CIR dans un endroit spécifique et sécurisé tel que le serveur informatique de votre entreprise.

 

3) Vos indicateurs de R&D ne sont pas suffisamment détaillés

 

Le positionnement de l’administration fiscale s’étant durcie, le dossier doit impérativement être complet et précis pour éviter tout risque en cas de contrôle. En effet, les indicateurs de R&D doivent systématiquement être justifiés par des résumés, des documents ou des liens internet pertinents :

• communication ou publication scientifique dans des journaux ou congrès,
• encadrement de thèses, recours à de jeunes docteurs,
• contrats CIFRE,
• contribution à des collaborations scientifiques avec un ou plusieurs organismes publics (INRA, CNRS, INSERM, …),
• investissement dans un projet collaboratif qui reçoit des subventions de la France ou de l’UE, dépôts de logiciels ou de brevets, etc.
• Partenariat Public/Privé (PPP) / Participation à des groupes d’experts

Très complexe, cette démarche essentielle nécessite un investissement en temps particulièrement conséquent de la part de l’entreprise.

 

4) Les éléments pris en compte dans le calcul du CIR manquent de précision

 

La partie financière demande un soin particulier, car toutes dépenses déclarées doivent être clairement justifiées pour éviter tout risque de rectification et de demande de remboursement des sommes perçues avec pénalité.

Pour calculer les dépenses en lien avec votre projet R&D, il convient donc de préciser qui a travaillé sur ce dernier, combien de temps, si certaines phases ont été sous-traitées, si un investissement dans du matériel R&D a été nécessaire, … Autant de domaines de dépense qui exigent d’être pris en compte de façon extrêmement précise.

La question de la sous-traitance notamment peut se révéler problématique. En effet, un projet R&D implique généralement plusieurs entreprises : le donneur d’ordre et les sous-traitants. Ces recoupements entre dossiers se révèlent fastidieux, mais obligatoires pour éviter toute confusion.

 

 

Si vous êtes concerné par au moins une des situations suivantes :

• Vous souhaitez accroître votre compétitivité grâce au crédit d’impôt recherche et vous traitez en interne votre déclaration CIR
• Votre dossier justificatif vous paraît incomplet
• Vous avez des doutes concernant le montant de l’ensemble des dépenses retenues
• Vos équipes manquent de temps pour effectuer un suivi rigoureux des évolutions juridiques et techniques du dispositif  

Nous vous conseillons de faire appel à un cabinet de conseil spécialisé dans le crédit d’impôt recherche qui sera en mesure de vous aider à optimiser et à sécuriser votre dossier CIR.

Attentif à toute l’actualité fiscale, juridique et technique, un consultant spécialiste en CIR peut vous faire bénéficier de sa maîtrise parfaite des différents rouages et évolutions de ce dispositif d’encouragement fiscal. Un savoir-faire et une disponibilité indispensable pour votre entreprise !